Trello inzetten om je werk te organiseren

Heb je dat ook wel eens, dat idee dat je heel veel moet doen, maar het overzicht totaal niet meer hebt? Of dat nu met je werk is, een verhuizing, of simpelweg huishoudelijke taken. Het duizelt je soms gewoon, het gevoel dat je heel veel moet doen, maar je weet niet meer waar je moet beginnen. Gelukkig is daar een oplossing voor: takenlijstjes maken. En hoewel dat prima op papier kan, of met de Herinneringen-app op je iPhone, is er nog een tool die je hierbij kan helpen: Trello.

Trello uitgelegd

Trello, misschien heb je er wel eens van gehoord, misschien is het nieuw voor je. Trello is een gratis tool waarmee je borden, lijsten en kaarten kunt maken. Dat klinkt misschien ingewikkeld, maar eigenlijk is het heel simpel.

Elk Trellobord bestaat uit één of meerdere lijsten. De lijsten kun je gebruiken om je workflow in kaart te brengen, of verschillende categorieën te benoemen. Bij een workflow kun je denken aan de lijsten ‘Te doen’, ‘Bezig’ en ‘Klaar’. Je kunt het zo klein of groot maken als je zelf wilt. Vervolgens voeg je kaarten toe met taken die je moet doen. Deze plaats je in de juiste lijst. De kaarten sleep je gemakkelijk heen en weer tussen de lijsten, waardoor je overzicht houdt op je workflow.

Elke kaart heeft ook nog een detailweergave. In de detailweergave kun je de kaart voorzien van alle informatie die je nodig hebt om de taak volledig te maken. Denk aan een omschrijving met bijlages, maar ook aan checklisten, labels, vervaldatums, opmerkingen en leden. Zo hou je alle informatie die je over de taak hebt bij elkaar. Je kunt ook met meerdere leden aan een kaart tegelijk werken. Zo kun je Trello gebruiken binnen je team of je huishouden, maar ook gewoon in je eentje.

Trello in de praktijk

Hoewel Trello vooral veel voor softwareontwikkeling wordt gebruikt, kun je het voor veel meer doeleinden inzetten. Toen ik vier jaar geleden in mijn nieuwe huis gingen wonen, maakten mijn man en ik een Trellobord met wat er allemaal gedaan moest worden aan het nieuwe huis. Denk aan muren sauzen, vloeren leggen, trap schuren, meubels verhuizen, et cetera.

Of wat dacht je van boodschappenlijstjes maken? Je kunt per winkel een apart lijstje maken. Ook wanneer je je hoofd even leeg moet maken omdat je die week zoveel moet doen, is een Trellobord een uitkomst.

Samenwerken of in je eentje

Binnen Trello kun je ook teams maken. Deze teams kunnen verschillende borden hebben (handig bijvoorbeeld in een bedrijf). Jij kunt met je eigen account weer lid zijn van verschillende teams. Zo kun je altijd goed onderscheid maken tussen de verschillende groepen met wie je samenwerkt en ook je persoonlijke borden die je hebt.

Wanneer je met verschillende mensen samenwerkt, is het handig om de kaartjes waar jij aan werkt te voorzien van je eigen foto. Werk je met meerdere mensen samen aan dat kaartje, dan kun je ook meedere leden aan het kaartje hangen. Zo is het voor iedereen duidelijk dat jij op dat moment werkt aan die taak.

Een Trellobord werkt ook prima als je in je eentje werkt. Je kunt het gebruiken als verzamelplek voor recepten, verlanglijstjes, to do’s, klusjes, boodschappenlijstjes of planner voor je blog.

Trello bij de Techkoningin

Ook bij de Lifestylekoningin gebruiken we Trello op verschillende manieren. We gebruiken het om onze lopende projecten in kaart te brengen, zodat we precies weten waar we wanneer aan moeten werken. Ook voor het bloggen hebben we een Trellobord. Een compleet ideeënoverzicht voor blogartikelen, opgedeeld in lijstjes per categorie. Daarnaast nog een lijstje om te zien wat er op dit moment geschreven wordt, en nog een lijstje om de kaartjes in te bewaren die af zijn.

Werken met Trello helpt ons enorm om het overzicht te bewaren. Daarnaast werken we ook niet allemaal elke dag op kantoor, dus de mogelijkheid om het digitaal bij te houden helpt om elkaar op de hoogte te houden. Op vrijdag maken we het bord in orde voor de week erna. Zo kunnen we ontspannen het weekend in, zonder ons druk te hoeven maken over wat we komende week nog allemaal moeten doen.

Conclusie: Trello is awesome

Trello helpt je om het overzicht te creëren en te bewaren. Zowel in je eentje als wanneer je met meerdere mensen samenwerkt. Door je taken in kaart te brengen kun je in een oogopslag zien wat je nog moet doen, waar je op dit moment mee bezig bent en wat je al gedaan hebt.

Daarnaast is de instapversie van Trello gratis en zijn er ook nog apps beschikbaar voor op de smartphone en tablet. Zo kun je het overal makkelijk gebruiken.