Dit moet je regelen als je een eigen bedrijf wilt starten

Op 27 september 2017 schreef ik mijn onderneming in bij de Kamer van Koophandel. Op 1 november 2019 werd ik fulltime ondernemer. Ondertussen zijn we een jaar verder en floreert mijn bedrijf én heb ik aan ideeën geen gebrek. De vragen over het oprichten van een bedrijf, het onderhouden van een bedrijf en alle onzekerheden die daarbij komen kijken, zijn ondertussen dagelijkse kost. In het huidige klimaat zijn mensen of niet meer blij bij hun werkgever of hebben ze minder werk, waardoor jezelf inschrijven bij de Kamer van Koophandel alleen maar aantrekkelijker lijkt te worden. Maar is dit ook echt zo? Voor je écht start, zijn er een aantal zaken die je moet weten!

Welke rechtsvorm kies je voor je bedrijf?

Een rechtsvorm is het soort bedrijf dat je inschrijft bij de Kamer van Koophandel. Je kunt je inschrijven als:

• eenmanszaak;
• VOF (vennootschap zonder firma);
• CV (Commanditaire Vennootschap);
• Maatschap;
• BV (besloten vennootschap);
• NV (naamloze vennootschap);
• Vereniging;
• Coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij;
• Stichting.

Kortom, behoorlijk wat soorten rechtsvormen voor je bedrijf. Veel startende ondernemers kiezen ervoor om een eenmanszaak op te richten. Deze heeft namelijk, helemaal in het begin, de meeste belastingvoordelen. Toch zijn er ook nadelen.

Aansprakelijkheid: let op het soort rechtspersoonlijkheid van je onderneming

Je krijgt dus de meeste belastingvoordelen als je een eenmanszaak hebt. Echter ben je ook privé aansprakelijk. Kun je dus niet leveren wat je had beloofd of heb je schulden met je bedrijf? Dan ben jij met je privé-vermogen aansprakelijk. Best een enge gedachte als je een gezin hebt, een hypotheek en meer. Let hier dus goed op met je eigen bedrijf!

Als je dit risico niet wilt lopen, kun je kiezen voor bijvoorbeeld een BV. Het kapitaal van een BV is verdeeld in aandelen. Vaak ben jij, vooral in het begin, de enige aandeelhouder. Let hierbij op: vaak ben je verplicht om jezelf een minimaal salaris uit te keren van €46.000 op jaarbasis. Daarnaast heeft een BV vaak pas voordelen vanaf een winst van €150.000 op jaarbasis. Toch kan een BV de oplossing zijn als je niet privé aansprakelijk wil zijn.

Omdat je als starter vaak kiest voor een eenmanszaak, gaan we in dit artikel verder in op de eenmanszaak.

Eenmanszaak en personeel

De Techkoningin is officieel een eenmanszaak. Onterecht wordt gedacht dat ik dus geen personeel in dienst kan nemen. De term eenmanszaak zegt namelijk iets over de rechtsvorm: namelijk dat ík aansprakelijk ben. Dat betekent dus dat ik gewoon personeel kan aannemen. Zodra je personeel in dienst hebt, betekent dit wel dat je je moet registreren als werkgever bij de Belastingdienst. Ook geef je dit door aan de Kamer van Koophandel én moet je loonheffingen en sociale premies betalen. Mocht je nog geen boekhouder hebben, dan is het verstandig om dat vanaf je eerste personeelslid toch echt te doen.

Van eenmanszaak naar BV: zo kies je een andere rechtsvorm

En dan: als je bedrijf groeit, wil je misschien niet meer zelf aansprakelijk zijn. Zo krijg ik het soms ook nog spaansbenauwd van het idee dat ik privé aansprakelijk ben voor mijn bedrijf. Je hoort regelmatig dat eenmanszaken failliet gaan of in de schulden raken. Gelukkig zie je dit zelf, als het goed is, aankomen. Toch is het niet raar dat je overweegt om een rechtsvorm te kiezen met rechtspersoonlijkheid. Bijvoorbeeld een BV. Dit kan gewoon, maar is niet per definitie heel eenvoudig.

Als je wisselt van rechtsvorm, moet je dit altijd doorgeven aan de Kamer van Koophandel en de Belastingdienst en soms moet je ook naar de notaris. Je zult andere belastingen moeten betalen en soms ook bepaalde documentatie moeten bijhouden. Verstandig is om dit eerst voor te laten rekenen door je notaris of boekhouder.

Heb je een boekhouder nodig als je je eigen bedrijf start?

En dat brengt me bij het volgende deel: heb je per sé een boekhouder of notaris nodig als je een bedrijf start?

Nee. Dat heb je niet. Als je dit zelf wil en kan doen, moet je dit vooral zelf doen. Ik heb het de eerste jaren ook zelf gedaan, omdat ik af en toe wat verdiende. Sinds begin 2020 heb ik een boekhouder. Mijn administratie werd ingewikkelder door grotere opdrachtgevers en het is iets waar ik elke keer tegenaan hik. Zelf levert het me vooral meer rust op. Dus dit is een keuze die bij jou ligt.

Wat als je de naam van je onderneming wilt wijzigen?

Ik hoor veel mensen om me heen die willen starten als ondernemer die nog niet weten hoe ze hun bedrijf moeten noemen. Met als gevolg dat ze hun keuze nog wel even uitstellen. Hartstikke zonde, want je kan je naam altijd wijzigen. Je kunt namelijk bij de Kamer van Koophandel diverse handelsnamen registreren. Je schrijft jezelf één keer in met jouw rechtsvorm en vervolgens kun je gewoon diverse handelsnamen registreren. Zo heeft mijn eenmanszaak al de volgende handelsnamen gehad:

• Kaktussen;
• Buro Stijltang;
• De Techkoningin.

Het enige gevaar? Het kan behoorlijk verwarrend zijn voor je klanten. Communiceer hier dus goed over.

Je kunt ook meerdere handelsnamen registreren. Op dit moment is De Techkoningin de naam waarmee ik geregistreerd sta. Daaronder valt nog Kaktussen en De Lifestylekoningin. Geen enkel probleem dus.

Je wijzigingen geef je eenvoudig door op de website van de Kamer van Koophandel door middel van je DigiD.

Wat kost het om je onderneming in te schrijven bij de Kamer van Koophandel?

Er zijn nogal wat fabels in de wereld van het hebben van je eigen onderneming. Zo hoor ik regelmatig dat mensen jaloers zijn op mij of dat ze het zelf nooit zouden kunnen. Er zijn geruchten over hoeveel ik dan wel niet verdien (te weinig of te veel volgens sommigen, je doet het nooit goed) en ook hoor ik gekke ‘feiten’ over het inschrijven van je onderneming.

Voor eens en voor altijd, dit is de status in 2020:
Voor het inschrijven betaal je eenmalig € 50,-. Er zijn wel diensten waar je extra voor betaalt. Zo had ik een uittreksel nodig voor het huren van mijn kantoorpand. Doei € 15,-. Klaar.

Afhankelijk van de rechtsvorm kunnen er wel andere eisen zijn. Je startkapitaal voor een BV is € 0,01. Voor een NV is die een stuk hoger.

Welke verzekeringen heb je nodig?

“Ja, heel leuk allemaal. Maar je kan toch niet alleen je bedrijf starten voor die 50 euro? Ik moet me toch ook verplicht verzekeren?”
Heb je dan je eigen bedrijf voor 50 euro? Ja, eigenlijk wel. Klaar. Ga lekker ondernemen. Lees alles goed door, kies of je wel of geen BTW rekent door middel van de KOR (Kleine Ondernemersregeling) en gaan met die banaan. Of mango, afhankelijk van je favoriete fruit.

Natuurlijk zijn er verzekeringen waar je rekening mee kan houden. Zo heb ik sinds juni dit jaar verzekeringen voor mijn kantoor en zijn ik en mijn team verzekerd als we iets per ongeluk slopen of schade toebrengen. Deze kosten zijn afhankelijk van je omzet, het soort werk wat je doet, je inboedel en veel meer. Hier kan ik dus geen eenduidig antwoord op geven. Wel kan ik je zeggen dat ik hier nog geen € 300,- per jaar voor betaal.

Je algemene voorwaarden: geen verplichting, wél belangrijk

Algemene voorwaarden: een beladen onderwerp lijkt het wel. Menig ondernemer wil mopperend in een hoekje kruipen bij het horen van deze twee woorden. Algemene voorwaarden zijn niet verplicht om te hebben, maar wel zeer verstandig. Je maakt hier namelijk afspraken in over hoe je levert. Als je aan particulieren levert, heb je andere plichten dan wanneer je aan een bedrijf levert. Je valt altijd onder het Nederlandse recht, maar je bent wel vrij in bepaalde bepalingen. Zo kun je als je naar andere bedrijven levert, levertijden afspreken, afspraken maken over betalingen en meer.

Het is dus niet verplicht, maar wel verstandig om dit in te richten. Als je dit bij een jurist regelt, ben je tussen de 300 en de 1000 euro kwijt. Afhankelijk van je wensen en de prijzen van de jurist natuurlijk. Je kan uiteraard ook zelf aan de slag!

Belastingen waar je rekening mee moet houden

De belastingdienst: je kan er op vloeken of je kan erbij stilstaan dat het fantastisch is dat jij straks met je bedrijf belasting betaalt. Dat betekent namelijk dat het goed gaat met je bedrijf. De eerste keer dat ik belasting moest betalen (vorig jaar december) heb ik een fles bubbels opengetrokken. Want ik was geen Kleine Ondernemer meer! Ik deed nu mee voor het echt.

Je hebt met je bedrijf recht op veel fiscale voordelen. Dit hangt af van je rechtsvorm. Als eenmanszaak heb je recht op bepaalde fiscale voordelen rondom je winst, je urencriterium en anderen. Als je hier een totaal overzicht over wil, is het verstandig om je te verdiepen op de website van de belastingdienst of de website van de Kamer van Koophandel.

Met mijn eenmanszaak, houd ik rekening met:

• De BTW die ik reken over mijn producten en dus af moet dragen;
• Inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekeringswet (Zvw);
• Inkomstenbelasting.

De Zvw is voor ondernemers in 2020 5,45% over je inkomen en wordt elk jaar door de belastingdienst berekend.

Daarnaast heb je ook recht op andere voordelen. Alles wat jij voor je zaak koopt, kun je vervolgens weer aftrekken van de belasting. Heb jij bijvoorbeeld een dienst geleverd voor 100 euro exclusief BTW? Dan ontvang jij 121 euro inclusief BTW. Koop jij vervolgens een toetsenbord voor je laptop van 60,50? Dan kun jij 10,50 euro aftrekken van de BTW die je hebt ontvangen. Dat betekent dat je niet 21 euro naar de belastingdienst betaalt aan het einde van het kwartaal, maar 21 euro – 10,50 = 10,50 euro.

Daarnaast heb je nog aftrekposten zoals de ondernemersaftrek en de Mkb-winstvrijstelling.

Als jij minimaal 1225 uur per jaar in je bedrijf werkte, dan heb je recht op de ondernemersaftrek. Dit betekent dat je minder inkomstenbelasting hoeft te betalen over je winst. Let op: dit bedrag wordt wel steeds lager, dus reken jezelf niet rijk.

Nadat je de ondernemersaftrek hebt toegepast, kun je nog 14% van je winst vrijstellen door middel van de Mkb-winstvrijstelling. Op deze manier betaal je dus uiteindelijk minder belasting dan wanneer je in loondienst bent.

Kortom: het is niet moeilijk om een bedrijf te starten, maar je moet wel over het één en ander nadenken

Het is niet moeilijk om een bedrijf te starten. Er is genoeg informatie online te vinden, en je maakt in het begin weinig kosten. Toch moet je wel goed nadenken over bepaalde zaken. Zo bouw ik geen pensioen op en dat betekent toch wel een behoorlijk gat als ik straks wil stoppen met werken. Hier zijn gelukkig genoeg oplossingen voor.

Toch is niet iedereen geschikt voor het ondernemerschap. Je moet een gedegen administratie bijhouden, rekening houden met wisselende inkomsten, de belastingdienst en de wetgeving en uiteraard de rechtsvorm. Of een bedrijf starten de juiste keuze is, is alleen te beantwoorden door jou! Veel succes!